Če vaše podjetje posluje tudi na mednarodnih trgih, zagotovo že dobro veste, da so lahko sestanki, na katerih vsak udeleženec govori svoj jezik, svojevrsten izziv. Večinoma se sicer resda vsi potrudimo, da govorimo v jeziku, ki ga razumejo vsi udeleženci, a včasih nam kak izraz tudi pobegne iz misli, vedno se najde kdo, ki jezika ne govori ali ne razume najbolje, pa tudi naša izgovorjava pogosto ni najboljša – sploh, če imamo le redko priložnost govoriti tuj jezik.
Dandanes so virtualni sestanki na svetovnem spletu postali precej bolj pogosti – delo na daljavo je postalo pravi hit, zaradi enostavne povezljivosti pa vse več sodelujemo tudi s podjetji, ki niso iz naše okolice. Svet je postal kar nekakšna globalna vas, a na virtualnih sestankih zato včasih zavlada pravi pravcati kaos.
K vsem zgoraj naštetim izzivom lahko namreč dodamo še težave z internetno povezavo, dejstvo, da včasih pomotoma govorimo kar eden čez drugega, ker pač nismo v istem prostoru, različne navade in kulture, številne tehnične težave … In kaj kmalu se lahko zgodi, da je vaš sestanek povsem neproduktiven, da prihaja do nesporazumov ali celo zamer, da na sestanku preprosto ne pridete do pravih zaključkov. Za vas smo zato pripravili nekaj smernic in dobrih praks, ki vam bodo pomagale, da vaši večjezični virtualni sestanki ponovno postanejo kar najbolj učinkoviti.
Korak #1: Dobra priprava
Predpriprava je vedno ključna za uspeh in enako velja tudi za sestanke. Več dela kot boste opravili vnaprej, bolj gladko bo potekal sestanek in manj časa boste zapravljali za nepomembne podrobnosti.
Že vnaprej torej preverite, katere jezike govorijo udeleženci sestanka in se dogovorite, v katerem jeziku se boste pogovarjali. Če bo zaradi jezikovnih preprek sestanek zahteval tudi tolmačenje, poskrbite tudi za to. Boste na sestanku govorili o materialih, ki jih morajo udeleženci pregledati že pred srečanjem? Potem boste morali te materiale morda tudi prevesti v ustrezne jezike. Čaka vas torej kar nekaj dela, a vse to je nujno potrebno, če želite, da bo vaš sestanek potekal kar najbolj tekoče.
Korak #2: Poskrbite za tehnične podrobnosti
Pri tem koraku sicer ne gre ravno za jezikovne izzive – a tudi tehnične podrobnosti lahko uspešno uničijo vaš sestanek, zato jih vseeno omenimo. Dobro je, da vse udeležence vnaprej obvestite, prek katere platforme oziroma s katerim orodjem bo sestanek potekal, pri tem pa je vsekakor priporočljivo, da izberete katerega od bolj razširjenih in vsem dobro znanih orodij.
Pri tem je pomembno tudi, da delovanje orodja in vse opreme za spletne sestanke pred samim sestankom dobro preizkusite. Preverite, če programska oprema, slušalke, mikrofoni, zvočniki in vse ostalo dela tako, kot mora.
Korak #3: Jasno sporočite vse podrobnosti sestanka
V vabilu na sestanek uporabljajte jasen, čim bolj preprost jezik. Le tako boste zagotovili, da ga bodo res vsi dobro razumeli. Če udeleženci ne govorijo vsi istega jezika, naj bo vabilo na sestanek v več jezikih.
Še ena izjemno pomembna podrobnost, ki pogosto povzroča težave pri virtualnih sestankih v mednarodnem okolju: časovni pasovi. Poskrbite, da boste zelo jasno zapisali, v katerem časovnem pasu je zapisana ura sestanka (ali pa uro morda kar zapišite v časovnem pasu vseh udeležencev, da se izognete morebitnim napakam pri preračunavanju).
Korak #4: Takoj na začetku sestanka podajte vse podrobnosti
Če boste takoj na začetku sestanka dali jasna navodila in udeležencem povedali vse podrobnosti o poteku sestanka, bodo vsi precej lažje sledili srečanju. Pri tem bodite odločni in skrbite, da se načrtovanega tudi držite. Zagotovite, da naenkrat govori le ena oseba, saj bo sicer nastal pravi kaos, obenem pa ves čas spodbujajte udeležence, da se premikate v pravo smer in sprejemate odločitve, ki jih je treba sprejeti.
Korak #5: Preverite, kaj bi lahko naslednjič naredili bolje
Odlična ideja je, da po sestanku povprašate udeležence, sploh tiste, ki so morda imeli bolj aktivno vlogo pri srečanju, kaj bi lahko v prihodnje naredili drugače ali izboljšali. Tako boste zagotovili, da bodo vaši večjezični virtualni sestanki odslej še bolj prijetni in še bolj učinkoviti.
